Vollmacht − Vertretung bei Behördenwegen

Aktuelle Informationen zu Angaben in einer Vollmacht, Umfang der Vollmacht, Absehen von einer Vollmacht, Dauer einer Vollmacht etc.

• Allgemeines
• Formerfordernisse und Inhalt einer Vollmacht
• Umfang der Vollmacht
• Absehen von einer Vollmacht
• Dauer einer Vollmacht
• Zwingende persönliche Anwesenheit bei der Antragstellung
• Besondere Vorschriften für die Vertretung bei Grundbuchsangelegenheiten
• Besondere Vorschriften für die Anmeldung zu FinanzOnline mittels Video-Ident-Verfahren
• Formulare

Allgemeines

Es ist möglich, sich bei Behördenwegen vertreten zu lassen. Solche Vertreter können sein:

• Volljährige, natürliche Personen
• Juristische Personen

Formerfordernisse und Inhalt einer Vollmacht

Zur Vertretung benötigt der Bevollmächtigte eine schriftliche, auf Namen oder Firma lautende Vollmacht.

In manchen Fällen wird die notarielle Beglaubigung der Unterschrift des Vollmachtgebers verlangt. Dies ist mit der zuständigen Behörde im Vorfeld abzuklären.

In einer Vollmacht müssen folgende Angaben enthalten sein:

• Name und Unterschrift des Vollmachtgebers
• Name des Bevollmächtigten
• Ratsam, aber nicht zwingend: Ausstellungsdatum der Vollmacht
• Ratsam, aber meistens nicht zwingend: Die genaue Bezeichnung der Befugnisse des Bevollmächtigten bzw. das genaue Geschäft, für das die Vollmacht erteilt wird

Vor der Behörde kann von dem Vollmachtgeber eine Vollmacht durch persönliches Vorsprechen auch mündlich erteilt werden. Dies wird durch Aktenvermerk beurkundet.

Umfang der Vollmacht

Eine Vollmacht kann in verschiedenem Umfang erteilt werden:

• Nur zum Abschluss eines ganz konkreten Geschäftes: Einzelvollmacht/Spezialvollmacht
• Zum Abschluss von bestimmten Arten von Geschäften: Gattungsvollmacht
• Zum Abschluss aller Geschäfte: Generalvollmacht

Es ist ratsam, keine Generalvollmacht auszustellen, sondern die genaue Bezeichnung der Befugnisse der Bevollmächtigten/des Bevollmächtigten in der Vollmacht anzugeben. Das Ausmaß der Vertretungsbefugnis richtet sich nach dem in der Vollmacht beschriebenen Umfang. 

Absehen von einer Vollmacht

In den folgenden Fällen kann die Behörde auch von einer ausdrücklichen Vollmacht absehen, wenn der Vertreter den Behörden persönlich bekannt ist und für die Behörde klar ersichtlich ist, dass diese Person im vorliegenden Fall vertretungsbefugt ist. Ein Absehen liegt im Ermessen der Behörde und trifft auf folgende Personengruppen zu:

• Familienmitglieder und Haushaltsangehörige
• Angestellte eines Unternehmens
• Amtsbekannte Funktionäre (Personen, die auf Grund ihrer Tätigkeit und Funktion in bestimmten Belangen gewöhnlich Vertretungen vornehmen – z.B. Betriebsräte)
• Berufliche oder andere Organisationen (Behindertenverband), wenn keine Zweifel über Bestand und Umfang der Vertretungsbefugnis besteht.

Auch wenn ein Vertreter beauftragt wurde, kann der Vollmachtgeber jederzeit selbst Erklärungen abgeben, (z.B. Anträge einbringen und abändern, Dokumente persönlich einreichen und abholen).

Dauer einer Vollmacht

Die Vollmacht endet jedenfalls bei Widerruf und – in der Regel auch – mit dem Tod des Vollmachtgebers.

Sofern Vollmachten zu einem bestimmten Zweck erteilt werden, sollte darauf geachtet werden, dass diese zeitlich befristet sind. Damit ist sichergestellt, dass nach Erreichung des Zwecks die Vollmachten nicht anderweitig einsetzbar sind.

Zwingende persönliche Anwesenheit bei Antragstellung

Es ist nicht bei allen Behördenwegen möglich, sich vertreten zu lassen. In folgenden Fällen ist beispielsweise die persönliche Anwesenheit bei Antragstellung oder Abholung zumindest einmal zur Identifizierung einer Person unbedingt erforderlich:

• Reisepass
• Strafregisterbescheinigung
• Heirat

Besondere Vorschriften für die Vertretung bei Grundbuchsangelegenheiten

Für die Vertretung bei Grundbuchsangelegenheiten wie z.B. das Unterfertigen von Kaufverträgen, Rangordnungsgesuchen, Löschungsquittungen etc. ist eine Vollmacht erforderlich, bei der die Unterschrift des Vollmachtgebers gerichtlich oder notariell beglaubigt ist. Handelt es sich hierbei um eine Generalvollmacht und nicht um eine Spezialvollmacht oder Vorsorgevollmacht, darf die Unterschrift darüber hinaus nicht älter als drei Jahre sein.

Besondere Vorschriften für die Anmeldung zu FinanzOnline mittels Video-Ident-Verfahren

Die Anmeldung von natürlichen Personen zu FinanzOnline (→ BMF) mittels Video-Ident-Verfahren (Online-Identifikation) kann nur durch die betreffende Person persönlich erfolgen. Eine Anmeldung durch einen Bevollmächtigten ist nicht möglich. Selbst eine beglaubigte Spezialvollmacht kann die persönliche Teilnahme an der Online-Identifikation nicht ersetzen.

Die Anmeldung von juristischen Personen zu FinanzOnline kann ausschließlich durch den bzw. die gesetzlichen Vertreter erfolgen: 

• Für juristische Personen, die durch eine einzige natürliche Person als gesetzlicher Vertreter vertreten werden (Einzelvertretungsbefugnis) muss dieser gesetzliche Vertreter persönlich an der Online-Identifikation teilnehmen. Selbst eine beglaubigte Spezialvollmacht kann dessen Teilnahme an der Online-Identifikation nicht ersetzen.
• Für juristische Personen, die durch mehrere natürliche Personen zusammen vertreten werden (gemeinsame Vertretungsbefugnis) kann ein gesetzlicher Vertreter bzw. können mehrere gesetzliche Vertreter durch einen Bevollmächtigten bzw. mehrere Bevollmächtigte vertreten werden, sofern dieser bzw. diese über eine beglaubigte Spezialvollmacht (notariell oder gerichtlich) verfügt bzw. verfügen und zumindest einer der gesetzlichen Vertreter persönlich an der Online-Identifikation teilnimmt.

Formulare

• Muster Vollmacht (Word, 16 KB)
• Muster Vollmacht (ausfüllbar) (Word, 25 KB)

Zum besseren Verständnis und zur leichteren Lesbarkeit gilt in diesem Text bei allen personenbezogenen Bezeichnungen die gewählte Form für alle Geschlechtsidentitäten.